In breve
DOPOSCUOLA FACILE e' il gestionale che CityGraph Napoli realizza per i doposcuola, i centri studi, le scuole di ripetizioni e i tutor che seguono i ragazzi sia in sede sia a distanza. Tiene insieme in un solo programma le iscrizioni, il calendario delle lezioni individuali e di gruppo, l'appello, le ore pagate, le rette, i compiti, i progressi e le comunicazioni con le famiglie. La cosa che lo distingue dagli altri gestionali per centri studi e' che la videolezione sta dentro il programma: non serve Zoom, non serve Meet, non serve nessun account e non c'e' nessun abbonamento mensile, perche' il video e l'audio vanno direttamente da un browser all'altro e il server fa solo da postino. Il tutor apre la lezione dall'agenda e preme Entra in aula; la famiglia entra dal suo portale con un tasto che compare un quarto d'ora prima; chi arriva con un link ma non e' riconosciuto resta fuori dalla porta finche' il tutor non lo fa entrare. Dentro l'aula ci sono la lavagna condivisa su cui scrivono tutti, la chat, la condivisione dello schermo per far vedere un esercizio, la mano alzata, e i comandi del tutor per silenziare o mandare fuori. Chi entra viene segnato presente da solo nel registro, e l'ora viene scalata dal pacchetto. I pacchetti di ore prepagate sono il cuore della parte economica: si scalano da soli a ogni appello secondo la regola del centro (si decide se l'assenza non avvisata si paga lo stesso), e quando a un ragazzo restano meno di due ore il programma lo mette in prima pagina cosi' si chiama la famiglia prima che il pacchetto finisca. Le rette mensili si creano in un colpo per tutti, gli insoluti si vedono in un elenco con il tasto per il sollecito su WhatsApp gia' scritto, e al saldo esce la ricevuta numerata da stampare, utile alla famiglia per la detrazione. Per ogni studente c'e' la scheda con la scuola, la classe, le materie deboli e, quando serve, la parte DSA o BES con gli strumenti compensativi e le note del PDP, cosi' un tutor che sostituisce un collega sa subito come lavorare con quel ragazzo; ci sono anche i genitori, le persone delegate a venirlo a prendere e le allergie. Il tutor scrive il diario della lezione e i compiti, che finiscono nel portale della famiglia; la famiglia manda la foto del compito fatto e il tutor la corregge con un voto e due righe. I progressi si valutano su cinque cose che i genitori capiscono al volo (impegno, autonomia, metodo, attenzione, comportamento) e diventano una pagella stampabile da consegnare al colloquio. Le famiglie ricevono avvisi sul telefono senza nessun servizio esterno, hanno un portale senza password e possono giustificare un'assenza da li'. Il programma gira su un normale hosting PHP con SQLite: nessun canone, nessun costo per studente, i dati restano sul server del centro.
- Per chi: doposcuola, centri studi, scuole di ripetizioni, cooperative che gestiscono il doposcuola, tutor con piu' collaboratori; informazioni e prezzo su richiesta (licenza, noleggio annuale o assistenza)
- Il problema che risolve: le ore pagate segnate su un quaderno, le assenze che nessuno sa se si scalano, i genitori che chiedono sempre come sta andando, e la lezione a distanza appoggiata a Zoom con l'abbonamento che scade
- Aula virtuale dentro il gestionale: video da browser a browser, nessun account, nessun abbonamento, lavagna condivisa, chat, condivisione schermo, sala d'attesa e comandi del tutor
- Chi entra in aula virtuale risulta presente da solo e l'ora si scala dal pacchetto
- Pacchetti di ore prepagate che si scalano a ogni appello, con avviso quando stanno per finire
- Rette mensili generate in un colpo, insoluti in elenco e sollecito WhatsApp gia' scritto, ricevute numerate per la detrazione
- Scheda DSA e BES con strumenti compensativi e note del PDP, visibile a chi entra in classe al posto di un collega
- Persone delegate al ritiro del bambino, scelte all'appello quando esce
- Compiti assegnati dal tutor, foto della consegna mandata dalla famiglia e correzione con voto
- Pagella dei progressi su impegno, autonomia, metodo, attenzione e comportamento, stampabile per il colloquio
- Portale della famiglia con un link senza password: lezioni, presenze, ore rimaste, compiti, pagamenti e ingresso in aula
- Avviso dei doppioni: il programma dice subito se il tutor o l'aula sono gia' occupati in quell'ora
- Ore e compensi dei tutor calcolati dalle lezioni con l'appello chiuso
- Modulo di iscrizione da mettere sul sito o nel QR del volantino, con le richieste che diventano studenti con un tocco
- Nessun canone: gira su un normale hosting PHP con SQLite, i dati restano sul server del centro
Pubblicato il · Aggiornato il · Autore: CityGraph Napoli (Claudia D'Urso, titolare)
Il problema, detto come sta
Il doposcuola non è una scuola e non è un'azienda: è una stanza dove ogni pomeriggio arrivano dodici ragazzi diversi, ognuno con le sue materie, le sue ore pagate e la sua famiglia che vuole sapere come va.
Quasi tutto resta a memoria o su carta: le ore rimaste su un quaderno, le assenze su un foglio, i compiti assegnati a voce, i pagamenti su un altro quaderno. Funziona finché i ragazzi sono pochi. Poi arriva il giorno in cui una mamma dice «ma io avevo pagato dieci ore» e non si riesce a dimostrare il contrario.
Il punto non è il quaderno: è che i dati nascono mentre si fa lezione, e mentre si fa lezione nessuno ha tempo di scrivere.
L'aula virtuale è dentro il programma (e non costa niente al mese)
Questa è la differenza vera con gli altri gestionali per centri studi. Non c'è un link di Zoom da creare, incollare e mandare: la lezione a distanza è una lezione dell'agenda, con la sua aula già pronta.
- Il tutor apre la lezione e preme Entra in aula.
- La famiglia entra dal suo portale: il tasto compare un quarto d'ora prima.
- Chi arriva con un link ma non è riconosciuto resta fuori dalla porta finché il tutor non lo fa entrare.
- Dentro ci sono la lavagna condivisa su cui scrivono tutti, la chat, la condivisione dello schermo per far vedere un esercizio, la mano alzata, e i comandi del tutor per silenziare o mandare fuori.
- Chi entra viene segnato presente nel registro e l'ora si scala dal pacchetto: l'appello si fa da solo.
Funziona così: il video e l'audio vanno direttamente da un browser all'altro, il server serve solo a farli incontrare. Per questo non c'è un canone e non c'è un limite di minuti. Va bene fino a sei-otto collegati insieme, che per un gruppo di ripetizioni sono già tanti; per la classe intera conviene dividere in due turni.
I pacchetti di ore: la parte che fa litigare, risolta
Ogni ragazzo ha i suoi pacchetti di ore prepagate. A ogni appello chiuso, le ore si scalano da sole: una lezione di novanta minuti toglie novanta minuti, non «un'ora circa».
La regola la decidete voi dalle impostazioni: l'assenza non avvisata si paga o no, il ritardo si paga come presenza, l'assenza giustificata non si scala. Se cambiate idea, cambiate la regola e il conto si rifa'.
Quando a un ragazzo restano meno di due ore, compare in prima pagina: si chiama la famiglia prima che il pacchetto finisca, non dopo.
E se annullate una lezione, le ore tornano nei pacchetti da sole.
Le rette, gli insoluti e le ricevute
Chi paga a mese ha la sua retta: si generano tutte in un colpo all'inizio del mese, con la scadenza giusta per ognuno.
- Gli insoluti stanno in un elenco solo, con il rosso su quelli scaduti.
- Accanto a ognuno c'è il tasto WhatsApp con il messaggio già scritto: si preme e parte.
- Al saldo esce la ricevuta numerata da stampare, intestata al genitore che paga, con il codice fiscale: quella che serve alla famiglia per la detrazione delle spese di istruzione.
- Alla fine del mese vedete quanto è entrato, quanto manca e quanto spetta ai tutor, calcolato dalle lezioni con l'appello chiuso.
La scheda del ragazzo: DSA, BES e come lavorare con lui
Quando un tutor entra in classe al posto di un collega, la prima cosa che gli serve non è l'anagrafica: è come si lavora con quel ragazzo.
Nella scheda, in alto, c'è un riquadro giallo con la segnalazione (DSA legge 170, BES, sostegno legge 104), gli strumenti compensativi da usare (mappe, formulari, sintesi vocale, tempi piu' lunghi, testi in stampatello) e le note del PDP scritte in italiano: «lavora bene con le mappe, niente lettura ad alta voce davanti al gruppo». E le allergie, che nella merenda contano.
Ci sono anche i genitori con chi paga, e l'elenco delle persone delegate a venirlo a prendere: all'uscita il tutor sceglie il nome dall'appello, e resta scritto chi l'ha portato via.
Compiti, diario e la pagella che i genitori capiscono
A fine lezione il tutor scrive due righe: cosa si è fatto e i compiti per la prossima volta. Quando chiude l'appello, i compiti finiscono da soli nel portale della famiglia.
La famiglia, da casa, manda la foto del compito fatto; il tutor la vede, la corregge e scrive un voto e due parole.
I progressi non si misurano con i voti della scuola, ma con cinque cose che i genitori capiscono al volo: impegno, autonomia, metodo di studio, attenzione, comportamento. Diventano una pagella stampabile da mettere in mano al colloquio, con le frasi scritte dai tutor e i voti presi a scuola in quel periodo.
Il portale della famiglia: un link, senza password
Ogni ragazzo ha un indirizzo suo, che si manda alla famiglia su WhatsApp una volta sola. Da lì i genitori vedono, senza registrarsi e senza scaricare niente:
- le prossime lezioni, e il tasto per entrare in aula quando è a distanza;
- le presenze, con la possibilità di giustificare un'assenza scrivendo il motivo;
- le ore che restano e i pagamenti, con quello che manca;
- i compiti, da consegnare con una foto;
- i progressi e gli avvisi del centro;
- e possono scrivervi, senza intasare il telefono personale del titolare.
Se aggiungono la pagina alla schermata iniziale, ricevono anche gli avvisi sul telefono: chiusure, promemoria, messaggi. Senza nessun servizio esterno e senza costi.
Il resto, in due righe
- Agenda per settimana e per giorno, con i colori dei tutor, e l'avviso dei doppioni: se il tutor o l'aula sono già occupati in quell'ora, ve lo dice prima di salvare.
- Corsi di gruppo con giorni fissi: si scrive «lunedì e mercoledì alle 15» e le lezioni di tre mesi si creano da sole, con gli iscritti già nel registro.
- Aula aperta al volo per un recupero improvviso o un colloquio con i genitori: un tasto e c'è il link.
- Ruoli: il titolare vede tutto, la segreteria gestisce iscrizioni e pagamenti, il tutor vede le sue lezioni e i suoi ragazzi.
- Modulo di iscrizione da mettere sul sito o nel QR del volantino: le richieste arrivano nel programma e diventano studenti con un tocco.
- Materiali per materia, con la spunta per decidere se le famiglie li vedono.
Aprite la demo e provate una lezione a distanza
Entrate nella demo, aprite l'aula virtuale da due dispositivi e guardate cosa succede al registro: il ragazzo risulta presente da solo e l'ora si scala. Poi scriveteci quanti ragazzi seguite e come segnate le ore adesso: vi diciamo come si adatta al vostro centro.
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Domande frequenti
Serve Zoom o un altro programma per le lezioni a distanza?
No, e non serve nemmeno installare niente. La videolezione è dentro il gestionale e si apre nel browser: Chrome, Edge, Firefox o Safari, anche dal telefono. Il tutor entra dall'agenda, la famiglia dal suo portale. Non ci sono account da creare, non c'è un limite di quaranta minuti e non c'è nessun abbonamento mensile.
Ma come fa a non costare niente al mese?
Perché il video e l'audio non passano dal server: vanno direttamente da un browser all'altro. Il programma serve solo a far incontrare i due browser, e quello lo fa il vostro spazio web con poche righe di testo. Per questo non c'è una banda da pagare. L'unica cosa esterna sono i server pubblici e gratuiti che servono a trovare l'indirizzo, che non vedono né il video né l'audio, e si possono cambiare dalle impostazioni.
Quante persone possono stare in aula insieme?
Va bene fino a sei-otto collegati, che per una lezione di gruppo o una ripetizione sono già tanti. Ogni partecipante manda il suo video a tutti gli altri, quindi oltre quel numero la connessione dei ragazzi comincia a soffrire. Se seguite gruppi più grandi conviene dividere in due turni: si creano due lezioni e ognuna ha la sua aula.
Se un ragazzo non si presenta, l'ora gliela scaliamo o no?
Lo decidete voi, una volta sola, dalle impostazioni: si spunta per quali casi si scala l'ora (presente, in ritardo, assente, assente giustificato). La regola di partenza è quella che usano quasi tutti i centri: l'assenza avvisata non si paga, quella non avvisata sì. Se cambiate idea, cambiate la spunta e i conti si rifanno.
I genitori devono scaricare un'app?
No. Ricevono un indirizzo su WhatsApp, lo aprono e c'è tutto: lezioni, presenze, ore rimaste, compiti, pagamenti, progressi e il tasto per entrare in aula. Se vogliono, aggiungono la pagina alla schermata iniziale del telefono e da quel momento sembra un'app e ricevono anche gli avvisi. Non c'è niente da registrare e niente password da ricordare.
Chi entra in aula virtuale risulta presente da solo?
Sì. Quando un ragazzo entra dal link del suo portale, il programma lo segna presente su quella lezione e scala l'ora dal pacchetto. Se entra oltre dieci minuti dall'inizio lo segna in ritardo. Il tutor può sempre correggere a mano dall'appello.
E se qualcuno passa il link a un estraneo?
Chi non è riconosciuto non entra: resta fuori dalla porta, con il suo nome, e il tutor decide se farlo entrare. Il tutor può anche silenziare o mandare fuori chiunque in qualsiasi momento. Chi entra dal portale della famiglia, invece, è già riconosciuto e non deve aspettare.
Possiamo usarlo solo per il doposcuola in sede, senza le lezioni online?
Certo. Le lezioni si segnano come "in sede" e l'aula virtuale resta lì se un giorno serve, per esempio quando un ragazzo è a casa influenzato o quando bisogna fare un colloquio con i genitori che lavorano. Tutto il resto (appello, ore, rette, compiti, progressi, portale) funziona uguale.
Quanto ci vuole a partire?
Il programma si installa in mezz'ora. Il lavoro vero è inserire i ragazzi con le famiglie e i pacchetti di ore già pagati: per un centro con venti ragazzi è un pomeriggio, e conviene farlo mentre si sistemano i conti. I corsi di gruppo si scrivono una volta e generano le lezioni di tutto il trimestre.
Dove stanno i dati? Chi li può vedere?
Sul vostro spazio web e basta: il database è un file che sta lì. Non c'è nessun servizio esterno, nemmeno per gli avvisi sul telefono. Dentro il programma ognuno vede la sua parte: il tutor le sue lezioni e i suoi ragazzi, la segreteria iscrizioni e pagamenti, il titolare tutto. Le famiglie vedono solo il proprio figlio.
C'è un canone o un costo per studente?
No. Gira sul vostro spazio web con un database a file: nessun canone mensile, nessun costo per studente, nessun limite al numero di ragazzi, tutor o lezioni. Si paga la licenza (o il noleggio annuale) e l'assistenza se la volete: scriveteci e ne parliamo sul vostro caso.
Possiamo provarlo prima di decidere?
Sì, la demo è aperta e non chiede niente. Entrate, cambiate persona dalla barra in alto (titolare, tutor, segreteria), fate un appello e guardate le ore che si scalano, aprite il portale di una famiglia e provate l'aula virtuale, magari da due dispositivi diversi. Si azzera ogni notte, quindi si può toccare tutto.